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Juni 2017

AllgemeinMust-HaveOn-PremisesSharePoint 2016

Abkündigung: Benutzerprofile ohne Benutzerkonten im User Profile Service (SharePoint 2016 onprem)!

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Abkündigung eines Features: Benutzerprofile ohne Benutzerkonten

Wer die HATAHET Must-Haves Profile Importer und Profile Export Write-Addon kennt, weiß dass man damit Benutzerprofile im SharePoint User Profile Service anlegen kann, die gar keinen Benutzer im Active Directory (oder einem anderen Benutzerverzeichnis) haben. Mit SharePoint 2016 ist das jedoch anders. Mit der aktuellen Version hat Microsoft diese Möglichkeit der User Profile Service-Nutzung abgedreht.

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AllgemeinKünstliche IntelligenzSocial Networking, Community

SharePoint: Bots & Neuronale Netze

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Eines der neuen großen Themen sind Bots und mit ihnen im gleichen Atemzug genannten künstlichen Intelligenzen. Dabei sind besonders neuronale Netze im Fokus und scheinen alle Probleme unseres Arbeitsalltags lösen zu können. Wieder einmal.

Künstliche Intelligenzen wurden schon vor vielen Jahren als Wunderwaffe gesehen, die überall einsetzbar sind und auch alle Probleme ohne großen Aufwand lösen können. Große Träume zerplatzten damals Ende der 90er Jahre, als die KIs doch nicht so einfach und leicht zu konstruieren und einsetzbar waren.

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AllgemeinCloudCollaboration, ProduktivitätEnterprise SearchHow-To, Tutorial, SzenarioSharePoint Online

Flexible Einsatzmöglichkeiten des Highlighted Content Web Parts

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Im Rahmen unseres letzten HATAHET Events im Mai durfte ich die „Modern Publishing Pages“ in Office 365 vorstellen. Diese ermöglichen es sehr rasch Webseiten auf Basis eines vordefinierten Layouts und einer Reihe von, zur Verfügung gestellten Web Parts zu erstellen. Das Ganze funktioniert viel rascher und intuitiv als die herkömmlichen Publishing Pages und der Redakteur wird nicht mit einer Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten bei den Web Parts konfrontiert.

Einer der neuen Web Parts ist, obwohl einfach zu bedienen, jedoch sehr vielseitig konfigurier- und auch einsetzbar. Nämlich der so genannte „Highlighted Content“ Web Part. Dieser ermöglicht es vorhanden SharePoint Inhalte basierend auf Inhaltstyp, Filterung oder einem Suchstring dynamisch anzuzeigen. Sie können auch den Bereich der anzuzeigenden Inhalte auf eine Site oder der aktuellen Site Collection in der sich die Page befindet einschränken. Aber auch die Anzeige von Inhalten aller, dem Benutzer einsehbaren Sites in SharePoint Online ist möglich.

Standardmäßig zeigt dieser Web Part die zuletzt geänderten Dokumente an. Wie oben schon erwähnt kann man diese Anzeige weiter einschränken oder verändern. Einerseits können die gewünschten Inhaltstypen ausgewählt werden (Seiten, Dokumente, Bilder, Ereignisse, usw.), andererseits kann man bei den Dokumenten auch noch nach dem gewünschten Typ (Word, Excel, Power Point, usw.) filtern. Damit lässt sich schon recht gut konfigurieren welche Inhalte ausgegeben werden sollen.

Wie die Ausgabe selbst zu erfolgen hat kann man dann auch noch festlegen. Aktuell gibt es drei Möglichkeiten. Eine Kartenansicht (mein Favorit 😉 ), eine Darstellung ähnlich einer SharePoint Liste und die Ausgabe in einem Karussell. Die letzte Variante ist meiner Meinung nach nur sehr begrenzt einsetzbar. Neben der Ausgabeart ist natürlich auch einstellbar wie viele Elemente dargestellt und wie sie sortiert werden sollen.

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Darstellung in Kartenform:

Wer mit diesen Einstellungen nicht das Auslangen findet kann dann auch noch weitere Filterkriterien festlegen. Diese Filter funktionieren auf Basis der SharePoint Suche und sind damit sehr „mächtig“ und vielseitig einsetzbar.

Zu den Standardfiltern gehören:

  • Titel enthält folgende Wörter (auch mehrere Wörter und Wildcard * verwendbar)
  • Inhalt enthält folgende Wörter (auch mehrere Wörter und Wildcard * verwendbar)
  • Zuletzt hinzugefügt (mit wählbarem Zeitbereich wie Gestern, letzte Woche, usw.)
  • Zuletzt geändert (mit wählbarem Zeitbereich wie Gestern, letzte Woche, usw.)
  • Erstellt von (Einschränkung erfolgt mittels Textfeld und nicht über People Picker)
  • Geändert von (Einschränkung erfolgt mittels Textfeld und nicht über People Picker)
  • Verwaltete Eigenschaft

Der letzte aufgelistete Filter „Verwaltete Eigenschaft“ (Managed Properties) ermöglicht es aus allen Eigenschaftsfeldern innerhalb der Site Collection zu wählen. Damit hat man dann weitreichende Möglichkeiten seine Filter zusammen zu bauen da hier nicht nur mit statischen Werten gearbeitet werden kann.

Sondern es können auch dynamische Abfragen auf den aktuell angemeldeten Benutzer realisiert werden, indem man sich seiner User Profile Properties bedient und mit deren Hilfe die Daten filtert. Hier im folgenden Beispiel anhand eines Filters auf alle Elemente realisiert die der Benutzer modifiziert hat indem die beiden Profile Properties {User.LastName} und {User.FirstName} verwendet werden um den Suchstring zusammen zu setzen.

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Nach dieser Konfiguration werden dann z.B. nur mehr meine eigenen Änderungen angezeigt.

Die Verwendung des Vor- und Nachnamens zur Filterung ist zwar nicht zu 100% eindeutig, aber der Benutzername selbst kann auf diese Weise leider nicht verwendet werden. Das Beispiel verdeutlicht aber recht schön die Möglichkeiten die sich damit für die Steuerung des angezeigten Inhalts ergeben. So könnte man unter anderem Inhalte nach der Abteilung, oder der Position des Benutzers filtern und anzeigen. Natürlich nur insofern, dass die entsprechenden Inhalte auch in den User Profilen dementsprechend gepflegt sind.

Hoffe dieser kurze Beitrag konnte einen Einblick in die Möglichkeiten dieser Web Parts gewähren und Sie auf weitere Ideen bringen. Wenn es Fragen dazu gibt helfen wir natürlich auch gerne weiter 🙂 .

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