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Beitragsbild-Anleitung-Erste-Schritte-Ziel-Weg-Erfolg

Ein erfolgreiches Telefongespräch zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geht zu Ende. Bevor die nächsten Meetings eine Stunde später starten, soll das besprochene Angebot noch schnell versendet werden.

ABER: Nach Kopieren der Produkt- und Kundeninformationen geht sich das individuelle Anpassen nicht mehr aus und so schaffen Sie es erst am Abend das Angebot zu versenden. In Summe hat Sie diese Arbeit mehr als eine Stunde (und viele Nerven) gekostet! Ihr Kunde hat den ganzen Tag gewartet. Hat denn der moderne Arbeitsplatz für diese repetitive und zeitintensive Tätigkeit nicht schon eine Lösung zu bieten?

Die gute Nachricht: JA! Denn das Generieren individueller und komplexer Dokumente geht nun automatisiert und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – mit dox42!

Die drei gängigen Varianten der Dokumentenerzeugung

Dokumente werden in nahezu allen Geschäftsprozessen erstellt. Das können Angebote, Verträge, Rechnungen und vieles mehr sein. In vielen Unternehmen wird bei der Erstellung dieser Dokumente auf eine der folgenden drei Varianten zurückgegriffen:

  • Copy/Paste: Warum das Rad neu erfinden, wenn ich mein Angebot auch aus den Bestandteilen vorhandener Dokumente kopieren kann? Ihre Dokumente sind individuell, kosten aber in der Erstellung viel Zeit, sind fehleranfällig und machen einfach keinen Spaß.
  • Makros und Serienbriefe: Mit Hilfe von Markos und Serienbriefen können Sie die Automatisierung durchaus steigern. Sobald Sie diese aber in Microsoft SharePoint oder anderen Applikationen nutzen und dynamische Inhalte integrieren möchten, geraten Sie schnell in eine funktionelle Sackgasse.
  • Printmöglichkeiten in den Systemen: Sie haben bereits die Möglichkeit der Dokumentengenerierung per Klick in Ihrem Unternehmen durch die IT? Kann das Design Ihre Kunden begeistern? In vielen Fällen zeigt sich hier recht schnell die Limitierung im Rahmen der Individualisierung, des Designs und vor allem der Änderbarkeit durch die Fachabteilungen.

Die drei Anforderungen an individuelle Dokumenterzeugung

Bei genauerer Betrachtung der Dokumentenerstellung in Unternehmen ergeben sich die folgenden Anforderungen:

  • Dokumentendesign muss intuitiv und einheitlich sein.
  • Dokumentenerstellung muss flexibel und individuell sein.
  • Dokumente müssen fehlerfrei per Klick erstellt werden.

Um Ihre Lösung ideal umsetzen zu können, bietet Ihnen dox42 einen Softwarebaustein den Sie je nach Bedürfnissen optimal in Ihre Umgebung eingliedern können.

Wie erfüllt dox42 im wesentlichen diese Anforderungen?

Dokumentendesign muss intuitiv und einheitlich sein.

Designen Sie Ihre Vorlage in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint mit sämtlichen Möglichkeiten, die Ihnen die Microsoft Office Plattform bietet. Nehmen Sie einfach Ihre vorhandenen Dokumente und ziehen per Drag und Drop Ihre Daten aus Microsoft SharePoint, Dynamics CRM, NAV, AX, Ihren Datenbank, etc. in das Dokument. Das Corporate Design wird automatisch angepasst und die Daten beim Generieren ebenso automatisch in das Dokument geladen.

Dokumentenerstellung muss flexibel und individuell sein.

Daten kommen in vielen Fällen nicht nur aus einer Quelle: Angebote und Kundendaten liegen in Microsoft Dynamics CRM, die Produktbeschreibung und die AGBs sind in Microsoft SharePoint abgespeichert und die Mitarbeiterdaten liegen in einer Datenbank. Außerdem sollen Kunden je nach Angebotssumme individuelle Angebote erhalten – und das natürlich automatisch. Mit dox42 können Sie Datenquellen verknüpfen und entsprechend dieser Daten individuelle Dokumente mit Bedingungen erstellen.

Dokumente müssen fehlerfrei per Klick erstellt werden.

Die Datenquellen sind verbunden, die Bedingungen erstellt und nun kann Ihr Dokument ganz einfach mit einem Klick fehlerfrei und individuell von allen Mitarbeitern generiert werden. Anpassungen können schnell in der Word, Excel oder PowerPoint Vorlage gemacht werden und stehen anschließend sofort wieder allen Mitarbeitern zur Verfügung.

Praxisbeispiel: Mitarbeitervertrag aus SharePoint Online oder on Premise

Mit Hilfe von dox42 können Sie Ihr Dokument entweder sofort generieren (docx, pdf, pptx, xlsx, jpeg, etc.), per Mail in den genannten Formaten direkt an Ihre Kunden oder Mitarbeiter versenden oder auch gleich in einer SharePoint Bibliothek abspeichern. Die Word, Excel oder PowerPoint Vorlage, die für die Generierung des Angebots genutzt wird, liegt entweder in einer SharePoint Bibliothek oder am Server und kann dort jederzeit in Office bearbeitet werden. Das ist auch für einen Business Anwender kein Problem.

Im Anschluss sehen Sie anhand eines Praxisbeispiels, wie dox42 in einer SharePoint on Premise Umgebung die Arbeit erleichtern kann. Dabei wird auf Basis eines Listenelements ein Mitarbeitervertrag generiert. Je nach Mitarbeiterposition werden andere Informationen angedruckt und aus den unterschiedlichen Listen und Datenquellen (CRM, ERP, Datenbanken, etc.) gelesen. Ob der Aufruf dabei im SharePoint oder in einer anderen Applikation gestartet wird, ist völlig frei konfigurierbar.

Screenshot 1: Speichern, Öffnen und Versenden (in diesem Beispiel mit Docusign Integration) von individuellen Dokumenten

Screenshot 1 zeigt die Generierungsmöglichkeiten, die in diesem Beispiel dem User zur Verfügung gestellt werden: Speichern, Öffnen und Versenden eines generierten Dokuments. Auf Basis der SharePoint Metadaten werden Mitarbeiterinformation, HTML Felder (Special Agreement) und Textblöcke (ganze Word Dokumente) aus dem SharePoint integriert. Wo welche Daten angedruckt werden, wird in der dox42 Word Vorlage definiert (siehe Screenshot 3). Diese liegt in unserem Beispiel in einer SharePoint Dokumentenbibliothek „dox42Templates“ (siehe Screenshot 2).

Screenshot 2: Dokumentenbibliothek mit der dox42 Mitarbeitervertragsvorlage (docx)

In Screenshot 3 wird die dox42 Word Vorlage mit den blauen dox42 Datenfelder angezeigt. Beim Aufbau der Vorlage wird die die Datenstruktur in der dox42 Datamap aufgebaut, die Formatierung erstellt sowie der Typ der Felder definiert (Bilder, Worddokumente, Nummern, Datum, Barcodes uvm.). In der Datamap kann auch beispielsweise die Verbindung zwischen unterschiedlichen Datenquellen und Listen hergestellt werden.

Screenshot 3: Das dox42 Word Add-In

Im MS Office dox42 Ribbon sehen Sie den Menüpunkt „Bereich automatisieren“ – damit können einzelne Textbereiche oder Tabellen auf Basis von Bedingungen automatisiert werden. So wird in unserem Vertrag der Textbaustein Konkurrenzklausel nur für Vertriebsmitarbeiter eingefügt. Woher dox42 weiß welche Position ein Mitarbeiter hat? Ganz einfach aus der SharePoint Liste! In Screenshot 4 sehen Sie auch noch, dass die Vorlage direkt im Word getestet und generiert werden kann (oben links Button „Generieren“).

Aus dem Word Add-In kann der Vertrag auch generiert und getestet werden.

Screenshot 4: Vergleich dox42 Vorlage mit dem generierten Dokument in Word

Zusammengefasst – so kann Sie automatische Dokumentengenerierung unterstützen

dox42 bietet Ihnen einen Dokumentengenerierungsbaukasten für Angebote, Verträge, Berichte, Rechnungen sowie alle strukturierten Dokumente. Die Anwendungsszenarien der dox42 Kunden sind dabei sehr vielseitig. Hier nochmal eine kleine Zusammenfassung der Lösung:

  • Tolle kundenindividuelle Dokumente im einheitlichen Corporate Design
  • Daten zugleich aus vielen Datenquellen (SharePoint Online und on Premise, Dynamics CRM, NAV, AX, Datenbanken, Excel, uvm.) anbinden
  • dox42 Office Vorlagen werden in der Fachabteilung angepasst – und nicht wie üblich in der IT
  • „Ich spare enorm Zeit und kann mich voll auf meine Aufgabe konzentrieren!“
  • Dokumente werden fehlerfrei automatisch oder per Klick generiert

Einfach selbst ausprobieren!

Bei Interesse einer Demo oder kostenloser 30 Tage Testversion einfach hier anfragen.

Johannes Linder

The author Johannes Linder

Johannes Linder ist dox42 Technical Evangelist und verfügt über umfangreiches Projekt-Knowhow in der Automatisierung und Prozessoptimierung in unterschiedlichen Branchen und teilt dieses Wissen regelmäßig auf Vorträgen in internationalen Konferenzen, in Webinaren oder Blog Einträgen. Sein Tätigkeitsfeld umfasst die dox42 Integration in eine Vielzahl von Technologien und Applikationen (Microsoft SharePoint, Office 365, Dynamics CRM, SAP, uvm.) sowie die Unterstützung von Kunden und Partnern im Rahmen von dox42 Projekten.

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