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SharePoint Online Experience: Administration

Beitragsbild Schnecke mit Manager

SharePoint Online rühmt sich, eine tolle Lösung für viele Probleme zu haben. Angefangen von einer fix fertigen Infrastruktur, Entlastung durch Übernahme administrativer Tätigkeiten, laufende Updates und Support, agiles Vorgehen bei der Entwicklung, fließender Übergang von OnPrem zu Online, eine mächtige Community, OpenSource Solutions und schließlich eine tolle neue Oberfläche, Modern UI.

Wie aber sieht es damit im Detail aus?

Administration

Vieles wird in der Administration von MS übernommen, was den Vorteil bringt, dass sich ein Unternehmen damit nicht mehr beschäftigen muss. Der Haken an der Sache ist, dass auch die Kontrolle verloren geht, was zu durchaus massiven Problemen führen kann.

Updates werden nämlich voll automatisch eingespielt. Mittlerweile werden sie sogar angekündigt. Trotzdem ist es oft schwierig den Überblick zu behalten, welche Änderungen Auswirkungen auf bestehende Solutions haben. Damit kann es passieren, dass Customizations nicht mehr funktionieren. Natürlich kann man nicht davon ausgehen, dass alles Selbstgestrickte auch nach Updates funktioniert, allerdings konnte man OnPrem diese an einem günstigen Zeitpunkt einspielen und verlorene Funktionalität wiederherstellen. Das geht online nicht mehr.

Außerdem führen Updates oft Features automatisch ein, die Probleme verursachen können. Immer Up-to-date zu sein hat seinen Preis. Oft müssen hier Administratoren nacharbeiten, um die Funktionalität wieder zu gewährleisten. Dabei handelt es sich oft nur um kleine Änderungen, die einem zerstörerischen Feature die Zähne ziehen. Die Kunst hierbei ist allerdings diese Kleinigkeit zu finden.

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Problem with connecting to SharePoint Online in Office 365 with PowerShell, SharePoint Designer and other 3. party tools

Zudem funktionieren einige administrative Funktionen gar nicht oder anders als erwartet.

Information Management Policies können bequem über Regeln eingestellt werden. Allerdings ist die Umsetzung diese Regeln zeitlich ebenso bequem.

„Our testing showed it was on Saturday in our tenant, but there’s no guarantee that it will be the same for you, and MS won’t give you a definitive date or time. Expect files to be deleted up to 2 weeks after you’d expect them to be deleted.“ – Eric Alexander

Configuring Timerjobs in SharePoint Online

In solchen Fällen merkt man, wie viel Kontrolle man eigentlich an MS abgibt und wie wenige Möglichkeiten übrig bleiben, um Anforderungen umzusetzen.

Information Management Policies

Audiences können nicht mehr selbst kompiliert werden. Anstelle dessen werden diese einmal wöchentlich durch MS kompiliert. Eine ziemlich üppige Wartezeit, um schnell mal einen User in eine solche Gruppe hinzuzufügen. „In SharePoint Online, audience compilation is configured for you and occurs at regular pre-determined intervals by the Office 365 directory.” ist das offizielle Statement von MS dazu.

SharePoint Online Audiences

Uncompiled Audiences in SharePoint Online

Logging

Fehlersuche in SharePoint Online ist bis jetzt ein großes Problem, da der Zugriff auf Logs nicht möglich ist. Die Correlation Id muss an den MS Support gesendet werden, um die entsprechenden Daten aus den Logs zu erhalten. Aufwendig und zeitfressend trifft es am besten, wenn auf diese Art einem Fehler auf die Spur kommen wollte. Mittlerweile erleichtern Admin Audit Logs diese Tätigkeit ein wenig. Allerdings fehlt noch sehr viel dazu, um wirklich als Administrator in der Lage zu sein, Fehler selbstständig aufzuspüren und zu beseitigen.

Audit Log Retention

Oberfläche

MS ist ständig darum bemüht, die User Experience seiner Produkte zu verbessern, so auch das Admin Center von SharePoint Online. An sich ist das eine gute Sache. Es bedeutet aber auch, dass es jeden Tag sein kann, dass das GUI plötzlich völlig anders aussieht. Es gibt oft keine Möglichkeit das alte GUI zu verwenden und so ist es notwendig sich bei jeder Änderung neu einzuarbeiten. Wie bei allen anderen Updates ist es hier kaum möglich, die Änderungen erst zu übernehmen, wenn diese ausgereift sind. Wünschenswert wäre hier eine Möglichkeit der Wahl und zwar dauerhaft. Wenn es dann noch die Möglichkeit geben würde, Custom GUIs zu bauen und zu verwenden, wäre das die Modularisierung und Individualisierung, die man sich für die Zukunft wünschen würde.

Admin Center Improvements

Legacy Problem

Aber die Zukunft bringt nicht nur die ständigen Umstellungen in der GUI mit sich. Auch veraltete Solutions können schnell zum Problem werden, wenn sie nicht mehr unterstützt werden. Dagegen war früher nichts zu sagen, da die Zyklen in der Softwareentwicklung deutlich länger dauerten als heute. Besonders als Administrator und Entwickler merkt man, wie schnell heutzutage eine Veraltung passiert. Innerhalb eines halbes Jahres ist keine Seltenheit und so schnell kann es sein, dass man sich damit konfrontiert sieht, dass die eigenen Strukturen zu alt sind, um sie weiter zu verwenden bzw. auch nur zu migrieren. Agiles und dynamisches Entwicklen bringt nicht nur sehr schnell neue Änderungen, es lässt auch bestehendes schnell alt werden. Darauf muss man in Zukunft gefasst sein, sonst bleibt man kurzerhand auf der Strecke.

Legacy Problem Migration

 

Mehr zu „SharePoint Online Experience: Infrastruktur“ finden Sie hier.

Mehr zu „SharePoint Online Experience: Informationspolitik“ finden Sie bald hier.

Georg Selig

The author Georg Selig

Georg Selig hat sein Informatik-Studium an der TU-Wien im Jahr 2008 abgeschlossen und ist als SharePoint Senior Developer tätig. Herr Selig bringt mehr als 10 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Software-Entwicklung mit Fokus auf Microsoft .net-Sprachen mit. Heute arbeitet er in einem SharePoint Development Team im Bereich der SharePoint Add-On und SharePoint Produkt Entwicklung in einem Wiener SharePoint und Office 365 Beratungsunternehmen. Im Zuge seiner Arbeit wurden von ihm Produkte für SharePoint 2010, SharePoint 2013, SharePoint 2016 und Office 365 SharePoint Online ins Leben gerufen. Heute beschäftigt sich Georg im Bereich der Erstellung von hybriden Software Produkten (Development) für SharePoint 2016, SharePoint Online mit und ohne Azure (PaaS).

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