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SharePoint 2016

FormularmanagementScripting, PowerShellSharePoint 2013SharePoint 2016

InfoPath Formulare automatisiert austauschen

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Wie ja mittlerweile so gut wie alle wissen wurde InfoPath von Microsoft abgekündigt. Und auch wenn der Support noch für einige Jahre seitens Microsoft sichergestellt ist, machen sich unsere Kunden Gedanken zu alternativen Formularlösungen für SharePoint.

Eine Möglichkeit InfoPath Formulare und deren Logik abzulösen ist z.B. Nintex Forms. Nachdem man das Nintex Formular fertig erstellt und mit allen Funktionen des bisherigen InfoPath Formulars versehen hat, reichen ein paar Klicks um das neue Formular zu exportieren und auf eine Liste zu übertragen. Das geht über die GUI sehr schnell und komfortabel.

Was aber wenn man es mit einem Projektportal mit hunderten Projekten zu tun hat? Wobei jedes Projekt eine Site darstellt in der eine Liste mit einem InfoPath Formular existiert? Sicher, man kann die hunderten Formulare manuell umstellen, was aber sicher ein paar Tage dauern wird und fehleranfällig ist.

Eleganter ist es das Austauschen mittels PowerShell zu erledigen. Der erste Schritt dazu ist das alte InfoPath Formular zu deaktivieren und zu löschen. Ansonsten kann man gerne ein anderes Formular zuweisen, aber SharePoint wird noch immer versuchen InfoPath zu öffnen.

Wir haben dazu ein Script erstellt das grob beschrieben folgende Schritte erledigt:

  1. Es durchläuft alle Sub Sites einer Start Site die frei angegeben werden kann.
  2. In jeder Sub Site sucht es nach einer bestimmten Liste. In diesem Beispiel „Tasks“.
  3. Innerhalb der Liste wird ein bestimmter Content Type gesucht.
  4. Wurde dieser Content Type gefunden wird das zugehörige InfoPath Formular deaktiviert und auf das SharePoint Standard Formular zurückgestellt.
  5. WICHTIG: Danach müssen auch alle Formular URLs zurückgesetzt werden, sonst wird nach wie vor nach den .aspx Files für InfoPath gesucht (z.B. editifs.aspx)
  6. Im Anschluss werden alle nicht mehr benötigten Dateien aus dem Ordner des Content Types entfernt. Dieser Schritt ist nicht unbedingt nötig, aber man will ja keine Karteileichen herumliegen haben 😉 ?
  7. Zuletzt nicht vergessen den Content Type und die Liste zu aktualisieren.

Und hier das fertige Script:

Code downloaden

Danach kann man mit der automatisierten Verteilung der neuen Formulare (z.B. Nintex) starten. Hoffe dieser kurze PowerShell Ausflug konnte weiterhelfen. Wer Fragen zu dem Thema hat kann uns natürlich gerne kontaktieren 🙂 .

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SharePoint 2016

Web Application Proxy + SharePoint 2016

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Wozu brauche ich das?

Immer wieder erhalten wir Anfragen von Kunden, wie man am einfachsten eine SharePoint Farm auch außerhalb des Firmennetzwerks verfügbar machen kann.  Früher waren dafür zum Beispiel Microsoft Threat Managment Gateway (TMG) oder Unified Access Gateway (UAG) Server als Reverse Proxy im Einsatz. Diese beiden Technologien werden aber in dieser Form nicht mehr weiterentwickelt oder supportet.

Die WebApplication Proxy (WAP) Rolle von Windows Server 2016 kann hier eine mögliche Antwort sein.

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Der moderne Arbeitsplatz: Mein intelligentes Dokument weiß was ich will!

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Ein erfolgreiches Telefongespräch zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geht zu Ende. Bevor die nächsten Meetings eine Stunde später starten, soll das besprochene Angebot noch schnell versendet werden.

ABER: Nach Kopieren der Produkt- und Kundeninformationen geht sich das individuelle Anpassen nicht mehr aus und so schaffen Sie es erst am Abend das Angebot zu versenden. In Summe hat Sie diese Arbeit mehr als eine Stunde (und viele Nerven) gekostet! Ihr Kunde hat den ganzen Tag gewartet. Hat denn der moderne Arbeitsplatz für diese repetitive und zeitintensive Tätigkeit nicht schon eine Lösung zu bieten?

Die gute Nachricht: JA! Denn das Generieren individueller und komplexer Dokumente geht nun automatisiert und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – mit dox42!

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Abkündigung: Benutzerprofile ohne Benutzerkonten im User Profile Service (SharePoint 2016 onprem)!

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Abkündigung eines Features: Benutzerprofile ohne Benutzerkonten

Wer die HATAHET Must-Haves Profile Importer und Profile Export Write-Addon kennt, weiß dass man damit Benutzerprofile im SharePoint User Profile Service anlegen kann, die gar keinen Benutzer im Active Directory (oder einem anderen Benutzerverzeichnis) haben. Mit SharePoint 2016 ist das jedoch anders. Mit der aktuellen Version hat Microsoft diese Möglichkeit der User Profile Service-Nutzung abgedreht.

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Teams, Groups

Microsoft Teams – Das All-In-One Frontend

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Bei unserem Event “10 Jahre HATAHET” am 18.05.2017 musste ich leider einige Punkte, was Teams anbelangt, auslassen. Dieses möchte ich nun nachholen.

Bevor wir die Weiterführenden Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten besprechen möchte ich noch eine kurze Zusammenfassung unseres Vortrags zum Thema „Chat basierende Zusammenarbeit mit Teams und BOTS“ geben.

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AllgemeinOn-PremisesSharePoint 2016Success Story, Kundenreferenz

Kundenreferenz: F/List – High End Intranet für einen Luxus-Innenausstatter

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F/LIST ist ein weltweit agierender Anbieter exklusiver Innenausstattung für Business und Privat-Jets, Mega-Yachten und luxuriöse Wohnräume. Von der Planung bis zum Einbau des fertigen High-End-Interieurs – in dem niederösterreichischen Familienunternehmen stehen seit Jahrzehnten Leidenschaft und Zuverlässigkeit an erster Stelle.

Lesen Sie hier die gesamte Success-Story: Download als PDF

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SharePoint Basics: Publishing Pages

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Site Pages in SharePoint programmatisch zu verändern wäre einfach und böte viele Möglichkeiten, wären da nicht die Publishing Pages. Sie verhindern oft konsistente Änderungen über alle Pages, da sie im Hintergrund anders verwaltet werden.

Besonders bei dynamischen Änderungen (zB über ein Http-Module) ist Vorsicht geboten. Beim Aufruf einer normalen Page sind viele Möglichkeiten offen, die bei Publishing Pages ausgeschlossen wurden. Die Unterschiede resultieren daraus, dass bei Publishing Pages im Hintergrund „TemplateRedirectionPages“ verwendet werden, die die Erstellung der eigentlichen Page kapseln.

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EVENT – Zeitreise: Das SharePoint Event des Jahrzehnts mit Künstlicher Intelligenz und (Ro)Bots

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Vom Intranet zum mobilen digitalen Arbeitsplatz der Zukunft mit Neuerungen zu SharePoint, Office 365 und Azure

10 Jahre HATAHET – 10 Jahre Produktivität. Dies nehmen wir zum Anlass, gemeinsam mit unseren Partnern nicht nur zurück zu schauen, denn wer uns kennt weiß, dass wir uns bereits jetzt mit der Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes beschäftigen. Themen wie Künstliche Intelligenz und (Ro)Bots werden uns in Zukunft wohl am meisten beeinflussen und die Arbeitswelt enorm verändern.

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SharePoint Basics: Erhöhte Rechte

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Rechte sind im SharePoint einer der wichtigsten Bereiche. Deshalb folgt hier ein How-To, wie die erhöhte Rechte im SharePoint für Zugriffe richtig verwendet werden. Die Standardmethode, um Funktionen oder Codeabschnitte mit erhöhten Rechten auszuführen, ist die Funktion „SPSecurity.RunWithElevatedPrivileges“. Sie änderte die Rechte des aktuellen Users zum Application Pool Account.

Es wird bei dieser Funktion auch kein wirklich neuer Thread im Hintergrund angelegt, sondern nur eine Personifikation mit der Identity des Application Pool Accounts durchgeführt. Diese wird beim Verlassen zurückgesetzt.

01. SPSecurity.RunWithElevatedPrivileges(delegate()
02.{
03.   using (SPSite site = new SPSite(siteID))
04.   {

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HATAHET evaluiert: Microsoft Flow

Developer Working From Home Office.

Es gibt etwas Neues! Also eigentlich ist es schon einige Zeit verfügbar. Aber es musste schon einige Zeit vergehen, bis eine nähere Betrachtung von Microsoft Flow auch wirklich Sinn macht.

Was ist Microsoft Flow?
Dieses Tool/Service gehört zum Genre der sogenannten „Internet Middleware“. Ein Beispiel: Nach dem Empfang einer E-Mail auf meine Office 365 E-Mail-Adresse soll das Attachment automatisch in meiner Dropbox gespeichert werden.
In diesem Satz sind zwei Services von zwei unterschiedlichen Firmen erwähnt, die jetzt plötzlich zusammenarbeiten sollen. Mit Tools wie Zapier oder IFTTT war das bisher schon möglich (Yahoo Pipes ist auch noch in guter Erinnerung). Allerdings ist die Integration von Tools und Services aus dem Hause Microsoft nicht so detailiert möglich, wie das jetzt Microsoft Flow anbietet.

Wo kann ich mir selbst ein Bild machen?
Es gibt zwei Komponenten von Microsoft Flow:

  • Microsoft Flow Webseite – Im Web ist die zentrale Administrationsoberfläche von Microsoft Flow. Hier können Flows erstellt und bearbeitet, alle administative Tätigkeiten durchgeführt und Vorlagen verwendet werden.
  • Microsoft Flow App für Android & iOS – Die Mobile App von Microsoft Flow ist die Verbindung aufs Telefon.

Zum Beispiel muss die App am Telefon installiert sein, um den hier dargestellten Flow ausführen zu können:

Abgebildet ist die Webseite von Microsoft Flow. Sichtbar ist ein von mir erstellter Flow, der mir eine Push Notification am Telefon anzeigt, wenn ich eine Mail von Nahed bekommen habe. Diese Push Notification erfordert allerdings, dass ich auch die Microsoft Flow App am Telefon installiert habe.

Grundsätzlich ist es auch möglich, mit der App am Telefon Flows zu erstellen und zu bearbeiten:

Allerdings ist das eher umständlich. Während der Bearbeitung hatte ich den Eindruck, dass der Flow Editor am Telefon nur ein Web View auf den Editor der Webseite ist. Somit würde ich das mobile Bearbeiten nur als Ausweichmöglichkeit empfehlen und eher zum Desktop greifen.

Warum ist das für mich interessant?
Gemeinsam mit meinem Kollegen Benjamin habe ich letztes Jahr in einem Vortrag am HATAHET Next Destination Event schon darüber berichtet. Die Entwicklung von Microsoft Flow dürfte unter anderem deswegen vorangetrieben worden sein, weil es für SharePoint Online in Zukunft nicht mehr so einfach sein wird, ohne Drittanbieter komplexere Workflows zu realisieren. Hier füllt Microsoft Flow einerseits eine Lücke die erst entstehen wird, andererseits rückt das Thema Workflows etwas näher zum Power User und ist dort in eine Strategie eingebettet. Flow ist neben PowerApps und PowerBI eine Säule dieser Strategie um Power Usern zu ermöglichen, ihre Arbeitsprozesse effizienter und angenehmer zu gestalten.

Was hat das mit SharePoint zu tun?
Der Zusammenhang mit SharePoint besteht in der stärkeren Integration mit allen Office 365 Services inklusive SharePoint Online. Alle Ereignisse die im Office 365 Universum ausgelöst werden (empfangene E-Mails, raufgeladene Dateien, etc.), können mit Microsoft Flow behandelt und als Trigger verwendet werden.
Und: Nicht nur die Cloud profitiert, mit dem Data Gateway kann auch eine Verbindung on-premises Daten hergestellt werden.
Mehr Details und Links gibt es hier.

Ich will mehr!

  • Weiter Details zum Thema Flow sind zum Beispiel die sogenannten Environments (auf Deutsch: Umgebungen). In einem Environment (zu erstellen vom Admin im Flow Admin Center) können innerhalb eines Office 365 Tenants getrennte Umgebungen für zum Beispiel geographisch Getrennte Umgebungen erstellt werden. Mehr zu Enviromnents gibt es hier.
  • Wie ähnliche Services in diesem Genre ist auch Microsoft Flow nicht immer kostenlos. Informationen zu Preisen gibt es hier.
  • Die Schwester von Flow ist PowerApps – auch einen Blick wert! Hier geht es zu PowerApps. Randnotiz für die ganz Fortgeschrittenen: Es gibt etwa auch die Möglichkeit, einen Flow aus einer PowerApp zu starten.

Zum Schluss
Behalten Sie den Microsoft Flow Blog im Blick – hier werden immer wieder neu unterstützte Services und zu automatisierende Vorgänge beschrieben. Trotz der General Availability würde ich empfehlen, Microsoft Flow zuerst in einem Pilot-Projekt zu evaluieren, bevor ein großer Einsatz geplant wird. Sowohl die Webseite als auch die Mobile Apps werden weiterhin ständig aktualisiert und bieten eventuell mit dem nächsten Update die für Sie relevante Funktionalität.

 

Wie immer stehen wir für Beratung zu diesen und allen anderen Themen rund um SharePoint jederzeit zur Verfügung.
Reden wir miteinander 😉

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