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#ESPC16 Tag 3 Zusammenfassung

Tag 3, der letzte Tag der #ESPC16 in Wien, ist nun zu Ende gegangen. “Das beste kommt zum Schluss” kann ich für diesen Tag leider nicht unterschreiben. Es war, zumindest für mich, am heutigen Tag nicht viel neues dabei. Das kann natürlich auch an meiner Auswahl der Sessions liegen:

  1. KEYNOTE: What is the Future of SharePoint Customisations?
  2. How Real-life Experience Shapes your SharePoint’s Today and Tomorrow
  3. How Microsoft sees the Intranet of the Future with SharePoint and O365
  4. What is Sway and How it will Change the Publication Process Forever?
  5. 6 Pilars of proving the Business Value of Social

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Benutzerfreundlich: Neues SharePoint Websiteinhalte-Dashboard mit Besuchertrends

“Modern Interfaces” ist das neue Zauberwort in Office 365 und so hat auch die Websiteinhalte Verwaltung  in SharePoint Online ein modernes Aussehen verpasst bekommen. Weniger ist mehr ist das Motto und so glänzt das neue Websiteinhalte-Dashboard mit wenigen leicht verständlichen Elementen – sehr erfreulich. Übersichtliche Kacheln liefern die aktuellen Websiteberichte und Trends und das Benutzer Interface bietet Funktionen zum Erstellen und Anzeigen von Inhalten. Eine ansprechende Navigation mit wenigen Elementen die man sofort versteht und wer einen Ribbon sucht, wird auch hier keinen mehr finden, was in diesem Fall sehr gut ist.

Allgemeiner Überblick

Das Dasboard bietet folgende Bereiche:

  • Kacheln mit Websiteberichten und Trend
  • Inhalt & Unterwebsites
  • Neue Inhalte erstellen
  • Websiteworkflows & Websiteeinstellungen

Die folgende Abbildung zeigt das neue Websiteinhalte-Dashboard:

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-uebersicht-1

Sehr übersichtlich mit den wichtigsten Informationen um eben Websiteinhalten einfach und schnell verwalten zu können, eindeutig benutzerfreundlich. Im unteren Bereich des Websiteinhalte-Dashboards findet man die entsprechenden Inhalte und Unterwebsites gelistet. Oben erhält man einen schnellen Überblick, ob eine Website verwendet wird und kann daraus idealerweise entsprechende Schlüsse ziehen (z.B. ob eine Website erfolgreich verwendet wird oder eben nicht). Im Folgenden wollen wir uns das genauer ansehen.

Detail: Kachel Websitebesuche

Die Kachel Websitebsuche gibt einen raschen Überblick eben ob eine Website verwendet wird (Besuche) und bietet einen Trendindikator. So kann man sehen, ob die Besuche zunehmen oder abnehmen über die letzten 7-Tage. Der Trendindikator wird dabei in Prozent angezeigt (positiver/negativer Trend in Prozent).

Die folgende Abbildung zeigt ein entsprechendes Beispiel:

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-detail-trend-kachel-websitebericht

 

Über die Schaltfläche “Bericht anziegen” kann man sich einen Detailbericht abrufen lassen.

Detail: Websitebericht anzeigen

Der Bericht zeigt mehr Details als die Kachel auf dem Websiteinhalte-Dashboard, so kann man auch sehen, wie viele Veränderungen es insgesamt geben hat. Zusätzlich werden im Trend liegende “Top” Inhalte mit einem grafischen Balken (Verhältnis “wie oft angezeigt”) in Form einer Highscore Tabelle dargestellt.

Die folgende Abbildung zeigt einen Websitebericht:

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-detail-websitebericht

Leider kann man hier nicht weitere Details erfahren, erhält aber einen allgemeinen sehr schnellen Eindruck über die Verwendung einer Website – benutzerfreundlich leicht eben und das ist gut so, wie ich persönlich empfinde.

Detail: Kachel Besuchertrends

Die im Trend liegenden SharePoint Inhalte werden hier ebenfalls auf dem Websiteinhalte-Dashboard (abgespeckt) angezeigt, wer mehr wissen will kann sich wieder den Websitebericht anzeigen lassen (siehe oben).

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispielt:

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-detail-trend-kachel-anzeigestatistik

Auch hier wieder ein Leider, weil man nicht weiter ins Detail gehen kann, dafür benutzerfreundlich eben. Wenn man zum Beispiel mit die Maus über einen angezeigten Inhalt bewegt werden Informationen zur Person angezeigt, die den Inhalt zuletzt geändert hat. Im Flyout werden auch die letzten Dokumente der Person angezeigt, die diese Person verändert hat (und auf die ich natürlich auch Zugriffsrechte haben muss) hat. Weiter werden die “unterstellten” Mitarbeiter in Bezug zur Person angezeigt. Wenn man mehr wissen will, kann man auf die Schaltfläche “mehr Informationen” klicken und kommt zum Office 365 Delve Dashboard – und da schließt sich der Kreis – es werden also die in Delve vorhanden Informationen einfach vernetzt in der Trendkachel angezeigt. Super!

Die folgende Abbildung zeigt dies, in dem Fall bin ich es selber (und könnte hier auch gleich mein Profil verändern und noch interessanter, auch scheinbar mehr über mich erfahren *neugierig*):

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-detail-trend-kontakt-flyout

Eine sehr praktische Funktion die zeigt, wie Inhalte intelligent verknüpft einen echten Mehrwert liefern kann.

Sonstiges: Neue Inhalte erstellen und weitere Einstellungen

Selbstverständlich kann man auch neue Inhalte per Knopfdruck erstellen, einfach am Websiteinhalte-Dashboard auf neu klicken und auswählen:

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-detail-neues-item-anlegen

Über das Dashboard gelangt man natürlich auch sehr einfach zu den Workfloweinstellungen oder eben Websiteeinstellungen, so wie man das immer schon kennt. Hier also keine Nueigikeiten im User Interface, wie die folgende Abbildung zeigt:

screenshot-office-365-sharepoint-online-neue-websiteinhalte-detail-websiteeinstellungen

Fazit

Das “Modern Interface” liefert mit dem neuen SharePoint Websiteinhlate-Dashboard einen echten Mehrwert und glänzt durch Übersicht und einfachste Bedienungen. Benutzerfreundlichkeit durch “abgespecktes” User Interface kann man sagen, oder besser, nun ohne Ribbon mit überladener Funktionsvielfalt. Interessant sind auf jeden Fall auch die Besucherstatistik und Trend, meiner Meinung nach die wichtigste Neuerung. Die Funtkionalität liefert wertvollen Input für den Betrieb und Erfolg von Websites in Unternehmen. Die Kunst ist es, diese Statistiken mir Organisationsprozessen zu versehen, die “reagieren”, wenn z.B. eine Website wenig erfolgreich ist. Die “Modern Interface” Strategie zeigt hier einen echten Mehrwert der darüber hinaus ganz gut ungesetzt wurde, also sehr brauchbar und kommt im ersten Feature Pack sicherlich auch für SharePoint 2016 somit.

 

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Javascript und CSS einbinden mit User Custom Actions

 

User Custom Actions können einem spezifischem Web, einer Site, oder einer Liste (für unsere Zwecke eher uninteressant) zugewiesen werden. Sie bieten einem die Möglichkeit mittels ScriptLink Javascript einzubinden, ohne die Masterpage anrühren zu müssen. Generell stehen einem hierfür zwei Lösungsansätze zur Verfügung: Das Client Side Object Model (CSOM), oder die Sharepoint REST-API. Wir werden im Laufe dieses Artikels einige Anwendungsbeispiele mit REST anführen.

Jede User Custom Action besitzt die Eigenschaft “Location”, welche immer angegeben werden muss. Sie legt fest wo und wie die User Custom Action eingebunden wird. Um Beispielsweise eine Javascript Datei einzubinden muss der Wert “ScriptLink” angegeben werden.

Folgende Parameter sind beim Einbinden von Scripts von Bedeutung:

  • Location: “ScriptLink” gibt an dass es sich um ein Script handelt, dass eingebunden werden soll
  • Sequence: eine ganze Zahl, legt fest in welcher Reihenfolge Scripts eingebunden werden sollen
  • ScriptSrc: Der Pfad zur Datei, gleichzusetzten mit dem “src”-Attribute eines “script”-Tags in HTML
  • ScriptBlock: Optional, hier könnte direkt Javascript Code angegeben werden. Nicht empfehlenswert, da die Reihenfolge (Sequence) dann nicht eingehalten werden kann, jedoch notwendig um Stylesheets einzubinden.
  • Title & Description: Titel und Beschreibung der User Custom Action
  • ID: Optional, hier kann eine eigene ID angegeben werden. Falls nicht vorhanden wird von Sharepoint eine ID generiert


Wichtig: ScriptSrc darf in Sharepoint 2010 und 2013 keine absoluten Pfade beinhalten. Dies ist unbedingt zu vermeiden da Sharepoint sonst gar keine Seiten mehr anzeigt. In Sharepoint Online und Sharepoint 2016 lassen sich auch absolute Pfade problemlos einbinden.

Im folgenden Beispiel wird demonstriert, wie jQuery in eine Site eingebunden werden kann und somit auf allen Pages und Subsites dieser Site verfügbar ist.

$.post({
	url: "/pfad/zur/site/_api/site/usercustomactions",
	data: JSON.stringify({
		"__metadata": { "type": "SP.UserCustomAction" },
		"Location":"ScriptLink",
		"Sequence":"0",
		"Title":"jQuery 3.0.0",
		"Description":"User Custom Action zum Einbinden von jQuery",
		"ScriptSrc" : "~sitecollection/siteassets/css/jquery-3.0.0.min.js"
	}),
	headers: { 
		"X-RequestDigest": $("#__REQUESTDIGEST").val(),
		"content-type": "application/json;odata=verbose",
	},
	success: successHandler,
	error: errorHandler
});

Der angeführte REST-Call liefert einem nach erfolgreichem Erstellen der User Custom Action die eben erstellte UCA als Objekt oder in Form von XML zurück. Sie besitzt eine eindeutige ID (selber angegeben oder von Sharepoint generiert), mit deren Hilfe sie nachträglich wieder bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Das folgende Beispiel zeigt wie man Änderungen an einer UCA vornimmt. Wir werden die Eigenschaft “ScriptSrc” der eben erstellen UCA ändern, um eine aktuellere Version von jQuery zu laden.

$.post({
	url: "/pfad/zur/site/_api/site/usercustomactions('<GUID>')",
	data: JSON.stringify({
		"__metadata": { "type": "SP.UserCustomAction" },
		"ScriptSrc":"~sitecollection/siteassets/css/jquery-3.1.0.min.js"
	}),
	headers: { 
		"X-RequestDigest": $("#__REQUESTDIGEST").val(),
		"content-type": "application/json;odata=verbose",
		"X-HTTP-Method": "MERGE"
	},
	success: successHandler,
	error: errorHandler
});

Das folgende Beispiel zeigt wie die User Custom Action wieder gelöscht werden kann.

$.post({
	url: "/pfad/zur/site/_api/site/usercustomactions('<GUID>')",
	headers: { 
		"X-RequestDigest": $("#__REQUESTDIGEST").val(),
		"X-HTTP-Method": "DELETE"
	},
	success: successHandler,
	error: errorHandler
});

Da es auch Sinn macht Stylesheets einzubinden, ohne die Masterpage bearbeiten zu müssen, werden wir uns nun diesem Problem widmen. In Sharepoint hat man standardmäßig die Möglichkeit eine einzelne CSS Datei einzubinden (Websiteeinstellungen > Gestaltungsvorlage > Alternative URL für CSS-Datei). Dieses Feature hat jedoch einige Nachteile.

  • Es kann nur eine einzige Datei eingebunden werden
  • Erstellt man nachträglich eine Unterseite, muss die Einstellung erneut gespeichert werden damit diese auch für die neue Unterseite gilt.

Die Nutzung von User Custom Actions zum Einbinden von CSS Dateien ist wesentlich flexibler.

User Custom Actions bieten generell keine Möglichkeit, Stylesheets einzubinden. Es kann jedoch die “ScriptBlock” Eigenschaft genutzt werden um eine Datei mit Javascript einzubinden.

Javascript zum einbinden einer CSS Datei:

(function(){
	var head = document.getElementsByTagName('head')[0];
	var link = document.createElement('link');
	link.type = 'text/css';
	link.rel = 'stylesheet';
	link.href = '~site/pfad/zu/einer/datei.css';
	head.appendChild(link);
})();

Alternatives Javascript zum einbinden einer CSS Datei (ab Sharepoint 2013):

(function(){ registerCssLink('~site/pfad/zu/einer/datei.css') })();

Einbinden eines Stylesheets mittels User Custom Action, diesmal nur für ein spezifisches Web (z.B. eine Unterseite):

var url = "~site/pfad/zu/einer/datei.css";

var block = [
	"(function(){",
	"var head = document.getElementsByTagName('head')[0];",
	"var link = document.createElement('link');",
	"link.type = 'text/css';",
	"link.rel = 'stylesheet';",
	"link.href = '" + url + "';",
	"head.appendChild(link);",
	"})();"
].join("");

$.post({
	url: "/pfad/zur/site/subsite/_api/web/usercustomactions",
	data: JSON.stringify({
		"__metadata": { "type": "SP.UserCustomAction" },
		"Location":"ScriptLink",
		"Sequence":"100",
		"Title":"",
		"Description":"",
		"ScriptBlock" : block
	}),
	headers: { 
		"X-RequestDigest": $("#__REQUESTDIGEST").val(),
		"content-type": "application/json;odata=verbose",
	},
	success: successHandler,
	error: errorHandler
});

 

Um Änderungen am Layout von Sharepoint vorzunehmen, oder zusätzliche Funktionen zu implementieren, müssen in der Regel diverse Javascripts und Stylesheets eingebunden werden. Dies kann entweder über Skript-Editor Webparts oder über die Masterpage erfolgen. Beide Varianten sind jedoch mit einer Reihe von Nachteilen und Einschränkungen behaftet. Skript-Editor Webparts sind auf eine Seite begrenzt. Die Masterpage wiederum ist umständlich zu bearbeiten und es besteht die Gefahr dass Anpassungen bei Sharepoint-Updates wieder verloren gehen. Daher haben wir uns nach einer besseren Lösung umgesehen: User Custom Actions

Published: 25.07.2016 14:09

Source: New feed

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AllgemeinApple, iOS, MacOSCloudCollaboration, ProduktivitätHybridMobilityOffice 365On-PremisesSharePoint 2016SharePoint OnlineTool, Bot, App, Add-In

Office 365: Mobile View und Mobile App, auch für SharePoint 2016

Allgemeines

Heut zu Tage wird es immer wichtiger auf Dokumente und Inhalte auch von unterwegs zugreifen zu können. Dokumente oder SharePoint Seiten mit Hilfe eines Laptops auch von Unterwegs abzurufen, ist für niemanden mehr eine Herausforderung. Mit der immer besser werdenden Hardware im Smartphone und Tablet Bereich werden diese mobilen Endgeräte immer mehr zum Laptop Ersatz.

Nun steht Microsoft mit SharePoint vor der Herausforderung drei mobile Betriebssysteme zu unterstützen. Im “Android” und “iPhone” Bereich will Microsoft mit einer mobile App aufwarten.

Mit der am 27.06.2016 zuletzt upgedateten Version der “Microsoft SharePoint” App für iOS, gibt Microsoft den Startschuss für das “intranet in your pocket”

Download von itunes

Ende 2016 soll eine Version für Android und Windows Universal ebenfalls auf den Markt kommen (Quelle: Office Blogs – KLICK)

User wie meine Wenigkeit, die sowohl privat als auch beruflich Windows 10 mobile Endgeräte benutzen, hatten bis vor kurzem nur die Möglichkeit die alt bekannte, und wenig zufriedenstellende “mobile view” zu nutzen die meist, Beispielsweise nur ein Sub Set von Listenspalten angezeigt hat.

Mit Office 365 hat der User nun die Möglichkeit in einer mobilen responsive Ansicht innerhalb des SharePoints zu navigieren.

Über den Applauncher kann der User nun wie gewohnt alle Office 365 Features nutzen.

Nokia Lumia 950-Applauncher

Startseiten Ansicht der Seite “Hatahet Showcase”

Applikation “Delve”

Technical Sneak Peek

Surft ein User nun auf die Unternehmens SharePoint Homepage mit Hilfe eines mobilen Browsers (Windows Phone, iPhone oder Android) so wird der dieser auf eine eigene “touchapp.aspx” Seite weitergeleitet (Android und iPhone können unter Umständen weniger Funktionen im Applauncher anbieten). Diese Seite zeigt dem User alle Apps auf der SharePoint Seite und deren Unterwebsites an. Mit einem Klick auf den Applauncher in der linken unteren Ecke kann er, die Ihm zur Verfügung stehenden Applikationen wie Delve, Kalender, Video, Sway usw. je nach seinen Berechtigungen aus dem Office 365 verwenden.

Conclusio

Ja es stimmt – Es gibt derzeit wieder einmal keine App für Windows Phone User. Jedoch besteht meiner Meinung nach auch kein Bedarf für eine eigene App, da das responsive Webdesign alle Möglichkeiten bietet und durch die “Cloud First” Strategie von Microsoft auf stätig aktualisiert wird, ohne App-Updates herunterladen und installieren zu müssen. Ein Feature welches sich für solch ein Upgrade anbieten würde, wäre eine intuitivere Navigation zurück, also heraus aus einer Applikation wie Beispielsweise “Delve”.

Published: 12.07.2016 10:12

Source: New feed

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AllgemeinCloudHow-To, Tutorial, SzenarioHybridKonfiguration, DeploymentOffice 365On-PremisesSharePoint 2016SharePoint Online

Dokumenten-bibliotheken müssen kein neues Aussehen bekommen ;)

Haben auch Sie nicht unbedingt große Freude, wenn Ihre User am SharePoint aufgefordert werden, eben mal eine neue Ansicht auszuprobieren? Nun, das können Sie mit ein paar Handgriffen auch unterbinden, wie dieser Artikel erklärt:

https://support.office.com/en-us/article/Switch-the-default-for-document-libraries-from-new-or-classic-66dac24b-4177-4775-bf50-3d267318caa9?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

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AllgemeinAzureCloudDevelopment, CodingHybridOffice 365SharePoint 2016SharePoint Online

Azure AD, OAuth, OpenID, ADAL und OWIN… was noch?

Mit SharePoint 2016 und SharePoint online geht Microsoft den Weg Richtung Cloud und vor allem den Weg der hybriden Szenarien konsequent weiter. Umso öfter wird man dadurch aber gerade in der Entwicklung mit Begriffen konfrontiert, die immer wieder auch zu Verwirrung führen können und scheinbar nicht so genau einzuordnen sind. So wurde ich in der Vergangenheit schon mehrmals mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Warum brauche ich OAuth, wenn ich Azure AD nutze?
  • Was ist OpenID, ist das nicht OAuth?
  • Wofür brauch ich ADAL wenn ich Azure AD nutze?
  • OWIN? Was soll das sein?

Daher versuche ich hier einen kurzen Abriss über diese Begriffe, vor allem aus Entwicklersicht zu geben und dem interessierten Leser ein paar Links zur Verfügung zu stellen, um mehr zu erfahren bzw. sich in die Themen zu vertiefen.

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Produktivität mit Office Delve und SharePoint 2016 steigern

Allgemeines

Wir werden tagtäglich mit Informationen wortwörtlich überschüttet und müssen aus den vielen Kanälen die relevanten filtern und suchen. Und es wird täglich mehr, mehr an Systemen und mehr an Informationen. Die Zeit in der wir diese Informationsflut abarbeiten sollten verändert sich aber nicht, der Tag hat nun mal seine 24h Stunden und nicht mehr, egal wie viel und lange man arbeitet, diese Tatsache ändert sich wohl nicht.

Wenn man länger darüber nachdenkt wäre ein Zugangspunkt ideal, der jene für mich relevante Informationen anzeigt, egal aus welchem System diese stammt. Die folgende Abbildung soll dies verdeutlichen:

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AllgemeinHow-To, Tutorial, SzenarioHybridKonfiguration, DeploymentOn-PremisesScripting, PowerShellSharePoint 2016

SharePoint 2016 Fast Site Collection Creation

Mit SharePoint 2016 bringt Microsoft so manche Neuerungen in die Zentraladministration des SharePoint. Eine davon ist die sogenannte “Fast Site Collection”. Mit Hilfe dieser Funktion soll die Dauer der Erstellung einer neuen Site Collection von einer gefühlten halben Ewigkeit auf ca. 2-3 Sekunden reduziert werden!

Um eine neue Site Collection mit Hilfe dieses Features anlegen zu können sind vorbereitende Schritte notwendig.

Zu aller erst wird ein Grundgerüst benötigt um zukünftige Site Collections darauf aufbauend, erstellen zu können. Hierfür kann ein bereits vorhandenes Site Template verwendet werden, oder ein eigenes Template generiert werden. Möchte man ein selbst generiertes Site Template verwenden, muss dies im Vorhinein noch in ein Farm Template konvertiert werden um damit Site Collections erstellen zu können. Dies bedeutet jedoch auch, dass neue Site Collections nur dann mit dem neuen Fast Site Collection Feature angelegt werden, wenn bei der Anlage das Template ausgewählt wurde, bei dem auch der “Site Master” aktiviert wurde.

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FINALE AGENDA! Next Destination > SharePoint 2016 Productivity

Was bedeutet es langfristig für die Entwicklung von Formularen und Workflows, dass es InfoPath 2016 und SharePoint Designer 2016 nicht mehr gibt? Welche Migrationsvarianten nach SharePoint 2016 und/oder Office 365 SharePoint Online gibt es vom Hersteller und 3rd Party? Mit welchen Neuerungen warten Office 365 Groups, NextGen Portals, Delve und Office 365 Video auf?

Das sind nur 3 von vielen Fragen, welche unsere Veranstaltung am 12. Mai beantworten wird. Eine genaue Agenda ist bereits verfügbar, und es gibt wieder einige spannende, technisch orientierte Vorträge.

Details unter http://www.hatahet.eu/events/Seiten/Event_next%20destination_12052016.aspx

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Rights Management in SharePoint > Wie anwenden?

In den letzten Wochen habe ich mir etwas Zeit genommen um mir ein Thema anzusehen welches vor allem dann wichtig wird, wenn es darum geht seine oder die Daten Ihres Unternehmens, in SharePoint, vor denjenigen Augen zu schützen welche nicht dafür bestimmt sind. Viele Unternehmen haben für bestimmte Dokumente Compliance Richtlinien welche verhindern sollen dass Personen außerhalb dieses Compliance Bereichs unternehmensrelevante Daten erhalten. In Zeiten des globalen Datenaustausches und des freien Informationszuganges werden diese Arten von Sicherheitsthemen immer wichtiger.

Was kann SharePoint selbst?

Die erste Frage welche man sich hier stellt ist, was kann SharePoint selbst? Wer sich bereits mit SharePoint beschäftigt hat wird schnell verstehen wie die Berechtigungsstrukturen dieses Systems aufgebaut sind. Wir haben hier die Möglichkeiten sicherzustellen dass SharePoint Seiten nur von befugten Personen geöffnet werden können und auch, reglementieren ob bestimmte Bereiche des Unternehmens überhaupt auf diesen SharePoint zugreifen können. Die Permission Levels reglementieren ob Personen lesen schreiben oder administrieren können.

Aber an diesem Permission System gibt es ein Problem. Egal ob ich nun lesen schreiben oder administrieren kann, ich kann die Daten herunterladen, drucken, per mail versenden und eigentlich alles mit diesem Dokument tun was ich will, solange dies nicht im SharePoint passiert.

Wie Daten vor Weitergabe Schützen?

Was also tun? Wie schütze ich meine Daten vor Weitergabe? Microsoft stand vor demselben Problem wie wir es kennen. Als Antwort darauf entwickelten Sie, ursprünglich für sich selbst, ein Service mit dem Namen Active Directory Rights Management.

Wie setze ich es ein?

An dieser Stelle ein Hinweis, mit diesem Blog möchte ich keine Schritt für Schritt Anleitung für die Technische Installation von Rights Management bereitstellen, dafür gibt es bessere TechNet Artikel. Es geht mir vor allem darum zu erklären was es eigentlich ist und was ich damit machen kann.

Die Basis, auf der SharePoint sein Rights Management aufbaut ist das sogenannte Active Directory Rights Management ADRMS. Dieses wird mit der Domain verbunden und eingerichtet. Sobald dieses System aktiv ist kann man SharePoints Information Rights Management damit verbinden.

Somit ist das SharePoint IRMS nicht das eigentliche Rights Management, es ist eine Schnittstelle zu ADRMS, die technischen Einschränkungen geschehen nur dort.

Ist dieses System eingerichtet kann man Bibliotheken in SharePoint schützen.

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Wie funktioniert der IRM Schutz?

Die Bibliothek welche von IRM geschützt wurde kann weiterhin von jedem Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung angesurft werden. Ein Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen hat weiterhin keine Einschränkungen in der Bearbeitung. Jedoch kann (sofern es nicht explizit erlaubt wurde) ein Gast keine Daten mehr kopieren, er kann auch nicht drucken, das Dokument per Mail versenden oder einen Screenshot davon machen. Das heißt er hat keinerlei Möglichkeit mehr mit dem Dokument zu interagieren, er kann genau dass wofür er Berechtigungen hat: lesen.

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Wenn jemand Berechtigungen zum Schreiben hat, kann diese Person drucken, sie kann Daten auch kopieren, jedoch ist es für sie nicht möglich Daten an unberechtigte Personen weiterzugeben. Denn ab dem Zeitpunkt an dem das Dokument geschützt wurde, liegen die Berechtigungen am Dokument und nicht am SharePoint Element. Sie kann ein Dokument zwar per Mail schicken, aber der Empfänger das Dokument nur dann öffnen wenn er auch dazu berechtigt ist.

Was heißt das nun genau?

Wir wissen nun also was mit IRM möglich ist, aber wann verwende ich es und worauf sollte ich achten?

Dieses Service ist sehr mächtig aber es hat seine Tücken. Man muss sich bei dessen Einsatz immer bewusst sein das dieser Schutz absolut ist. Es gibt keine genaueren Konfigurationsmöglichkeiten und Unterscheidungen abseits von Lesen und Schreiben. Entweder die Person darf etwas mit dem Dokument machen oder nicht. Mehrere Custom Policies kann man leider nicht anlegen. Weiter muss man sich auch im Klaren sein, dass ein geschütztes Dokument nur mit gültiger Domain Kennung angezeigt werden kann. Ein Dokument kann beispielsweise von einer schreibend berechtigten Person an die andere weitergegeben werden. Hat jemand aber keine Berechtigung kann er das Dokument nicht öffnen, ist jemand nicht an die Domain angebunden kann er dieses Dokument ebenfalls nicht öffnen. Ein guter Schutz um Daten innerhalb des Unternehmens zu belassen, schlecht wenn ich Daten an externe Personen weitergeben muss.

Man kann noch viele weiter Infos zu diesem Thema schreiben aber dazu reicht leider dieser Blog nicht aus. Gerne aber Informieren wir bei weiterem Interesse zu diesem Thema.

Ich hoffe ich konnte einen kleinen Überblick über das wenig besprochene Thema IRM geben.

Bei Fragen einfach an sebastian@hatahet.eu

Beste Grüße

Sebastian

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