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Der moderne Arbeitsplatz: Mein intelligentes Dokument weiß was ich will!

Beitragsbild-Anleitung-Erste-Schritte-Ziel-Weg-Erfolg

Ein erfolgreiches Telefongespräch zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geht zu Ende. Bevor die nächsten Meetings eine Stunde später starten, soll das besprochene Angebot noch schnell versendet werden.

ABER: Nach Kopieren der Produkt- und Kundeninformationen geht sich das individuelle Anpassen nicht mehr aus und so schaffen Sie es erst am Abend das Angebot zu versenden. In Summe hat Sie diese Arbeit mehr als eine Stunde (und viele Nerven) gekostet! Ihr Kunde hat den ganzen Tag gewartet. Hat denn der moderne Arbeitsplatz für diese repetitive und zeitintensive Tätigkeit nicht schon eine Lösung zu bieten?

Die gute Nachricht: JA! Denn das Generieren individueller und komplexer Dokumente geht nun automatisiert und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – mit dox42!

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AllgemeinAutomation, Workflow, Self ServiceCollaboration, ProduktivitätMigration, UpgradeOn-PremisesSharePoint 2016Success Story, Kundenreferenz

Kundenreferenz: Prozessautomatisierung beim Umweltbundesamt mach produktiver

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Prozessautomatisierung mit HATAHET und SharePoint spart dem Umweltbundesamt einen Personentag pro Projekt!

Das Umweltbundesamt ist  Österreichs größte ExpertInnen-Einrichtung für Umwelt und bietet umfassende Beratung zu allen Umweltthemen. Ziel ist es, nachhaltige Lösungen aufzuzeigen, welche für den Kunden zudem ökonomische Vorteile schaffen.

Im Zuge der geplanten Migration von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013 sollten gleich einige weitere Schritte gesetzt werden. So sollte der Zugriff und die Integration von externen Partnern umgesetzt und daher auch eine Umstellungsmöglichkeit der Sprache auf Englisch eingeführt werden. Da die Self-Service Provisionierung der Projekte für das Umweltbundesamt nicht nur absolut relevant, sondern auch durch die hohe Projektanzahl mit einem großen Einsparungspotential verknüpft ist, sollte zudem die Provisionierungslogik entsprechend erweitert und ausgebaut werden.

„Wir sparen pro Projekt einen Personentag an
Einrichtungs- und Erklärungszeit. Das bedeutet
mehr Zeit für andere Aufgaben.“
Jörg Voss, IT Softwareentwicklung, Umweltbundesamt

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Kundenreferenz: Erfolgreiche SharePoint 2013 Implementierung bei HSG-Zander, kürzere Wege, reale Einsparungen –

Beitragsbild Superhero fly

Die HSG Zander GmbH hat ihren Sitz in Wien und gehört mehrheitlich zur Bilfinger HSG Facility Management GmbH in Deutschland. Das Unternehmen ist einer der führenden Komplettanbieter von Facility Management in Österreich und betreut Kunden während der Planung und Errichtung von Immobilien ebenso wie in der Nutzungsphase.

Gesucht wurde eine passende Lösung, um den Mitarbeitern die produktive Zusammenarbeit zu erleichtern. Es sollten nicht nur klassische Intranet-Funktionalitäten wie beispielsweise ein Newsbereich, sondern auch Abteilungs- und Teamsites und Austauschmöglichkeiten für Dokumente geschaffen werden.

Des Weiteren wollte man die Workflows in die neue Lösung integrieren. Bald war klar, dass die HATAHET productivity solutions als erfahrener Partner mit der Unterstützung der hauseigenen IT Abteilung beauftragt werden sollte.
Nach einigen Trainings durch HATAHET, in denen nicht nur der SharePoint allgemein sondern besonders die Workflow Engine thematisiert wurde, setzte das IT-Team von HSG Zander das neue Intranet zum größten Teil selbst um. Kleinere Probleme wurden in Review-Terminen besprochen und beseitigt.

Im Vergleich zur früheren Zusammenarbeit über Fileshares sind die Vorteile der neuen Lösung mannigfaltig: Versionierung, umfangreiche Suchmöglichkeiten durch die Indizierung der Dokumente und Co-Authoring ermöglichen den Mitarbeitern, einfach und effizient zu collaborieren.

Doch besonders das Thema Workflow hat für HSG Zander die Erwartungen voll erfüllt: IT-Leiter Daniel Binder: „Die Übernahme der Workflows mittels SharePoint bringt unserem Unternehmen reale Einsparungen auf vielen Ebenen. Einerseits sind wir unserem Ziel des papierlosen Büros näher gekommen, andererseits sind die kürzeren Wege nicht nur für die Außendienstmitarbeiter eine echte Zeitersparnis.“

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Hier noch die Key-Facts…

Herausforderung

  • Dokumente wurden verschickt oder auf gemeinsamen Laufwerken geteilt
  • Keine gleichzeitige Bearbeitung oder inhaltliche Suche möglich
  • Workflows über Papierformulare

Lösung

  • Unternehmensweite Informationsplattform für alle
  • Newsbereich, Team- und Abteilungsbereiche
  • Dokumentenversionierung, -indizierung und Co-Authoring

Vorteile

  • Papierloser Workflow
  • Bessere Zusammenarbeit – besonders auch für Außendienstmitarbeiter
  • Kürzere Wege
Published: 17.03.2016 09:39

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Lösung: Nintex Task locked for editing by Workflow in SharePoint

Letzte Woche hat mich ein längst vergessenes Problem mit SharePoint Tasks und Workflows wieder eingeholt. Und zwar das Problem das Tasks die nach der Erstellung mittels eines Workflows verändert werden für den User gesperrt sind. Falls es doch ein User versucht den Task abzuschließen, oder ihn zu editieren erscheint die Fehlermeldung:

“Task is locked by a running workflow and cannot be edited.”

Das Problem an sich existiert schon seit SharePoint 2007 und hat verschiedenste Ursachen die z.B. in folgendem Artikel bei Nintex Connect gut beschrieben sind: https://community.nintex.com/docs/DOC-1256

Die Gute Nachricht für alle die Nintex in Verwendung haben ist dass es hier einen recht einfachen Lösungsansatz gibt. Nämlich für das Ändern des Elements nicht die Aktion “Update Item” verwenden.

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Lösung: Fehlerhaftes Check Out Verhalten in SharePoint 2013

Letztens ist uns nach einer SharePoint 2013 Implementierung ein sehr “eigenartiges” Verhalten beim Check In/Out in Document Libraries aufgefallen. Und zwar wenn das Check Out erforderlich ist um ein Dokument zu bearbeiten.

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Wählt man ein Dokument zum Bearbeiten aus und klickt im Ribbon dann auf “Edit Properties” so erhält man, wie gewohnt, den Hinweis dass man das Dokument zuerst mal auschecken muss um es zu editieren. Soweit ja alles gewohnt und OK!

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Ankündigung: HATAHET launcht Webshop für Must-Haves Apps zu Office 365 und SharePoint Online

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Neuer Online-Shop für Apps und Lösungen rund um SharePoint und Office 365

Wien (pts017/28.01.2014/12:25) – http://www.sharepoint-must-haves.eu ist die neue Online-Anlaufstelle für SharePoint Lösungen, Apps und Add-Ons. „Bisher haben wir unsere SharePoint Add-Ons schlichtweg auf unserer Website mitverkauft. Schon vor einiger Zeit haben wir uns dazu entschlossen, diesen Geschäftsbereich auszubauen und einen eigenen Geschäftsbereich einzurichten“, betonen die Geschäftsführer Andrea Szivacsek und Nahed Hatahet. „HATAHET positioniert sich schon lange als innovativer SharePoint Partner und geht mit seinem Online Shop einen weiteren Schritt in diese Richtung“, betont Alexandra Moser, Leiterin Microsoft Office Division bei Microsoft Österreich.

Angeboten werden rund 40 Produkte. Die Palette reicht von Webparts und Apps über Business-Anwendungen bis hin zu Self-Service und Automatisierungslösungen sowie intelligente Produkt-Bundles. Ziel ist es laut HATAHET, mit Hilfe der Add-Ons die Funktionalitäten von SharePoint abzurunden und zu erweitern und so die SharePoint Implementierungen der Kunden sowie deren Prozesse noch effizienter und transparenter zu gestalten. Alexandra Moser ergänzt: „Speziell für die vielen KMU in Österreich bieten diese Angebote eine einfache und schnelle Möglichkeit die Produktivität zu steigern.“

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#ESPC2013: Workflow Stages, User Profile Best Practices

Beitragsbild Collaboration Cloud Productivity allgemein

Der zweite Teil meiner Berichterstattung zum 2ten Tag der ESPC2013 in Kopenhagen befasst sich Hauptsächlich mit Workflows Stages und User Profile Synchronization.

Workflow Stages done well

Mit SharePoint 2013 hat uns Microsoft endlich die Möglichkeit gegeben, State Machines auch mit SharePoint Designer Workflows abzubilden. Doch was sind State Machines eigentlich. Für die Leser, die auch auf unserem Launch Event im Dezember dabei waren, dürfte das nichts neues sein, da mein Kollege Benni und ich, das in unserem Vortrag demonstriert haben.

WF1Hier ein Beispiel einer der einfachsten States Machines, eines Lichtschalters. Es gibt im Endeffekt 2 States oder Stages, Ereignisse, die eine Änderung auslösen und dann noch Transitions zwischen den 2 Stages.

WF2Der große Vorteil, von State Machines ist die Simplifizierung meiner Workflows. Wo früher noch endlose If-Then-Else Bedingungen aneinander gereiht werden mussten, kann ich nun ganz einfach zwischen meinen einzelnen Stages hin und her springen. Somit werden meine Workflows nicht sequentiell abgearbeitet, sondern können sich dynamisch an meine Eingaben anpassen.

Das heißt, der User hat im Endeffekt die Kontrolle über den Workflow und nicht umgekehrt. Um weitere Details zu SharePoint Designer States zu erhalten, würde ich gerne auf den Artikel von Benni verweisen, der in diesem Blog bereits darüber berichtet hat.

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SharePoint Designer 2013 Workflows: Loops und der Dictionary Variablen Typ

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Loops

Es stehen 2 verschieden Arten von Schleifen zur Verfügung

  • Loop n Times
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  • Loop with condition
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Viel mehr gibt es zu den Schleifen auch schon nicht mehr zu sagen. Jeder der sich mit 2010er Workflows beschäftig hat wird diese neue Funktion zu schätzen wissen Smiley

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SharePoint Designer 2013 Workflows: Stages

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Im Workflow Bereich hat sich vieles geändert. Endlich haben wir Möglichkeiten wie z.B. loops, arrays, WebService Zugriffe, Stages. Das ist nur ein kleiner Auszug der neuen Features auf die ich in weiteren Blogbeiträgen näher eingehen werde. Heute wollen wir uns Stages ansehen.

Bevor wir die vielen Neuerungen verwenden können, muss der SharePoint 2013 Workflow Manager installiert und eingerichtet sein. Einen guten Artikel dazu findet ihr hier:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj163276.aspx

Läuft dann alles und die “richtige” (RTM) Version des SharePoint Designers ist installiert, kann es auch schon losgehen. Beim Erstellen eines neuen Workflows fällt uns als erstes auf: wir haben die Wahl zwischen einem Sharepoint 2010 und einem Sharepoint 2013 Workflow. Die neuen Funktionen stehen natürlich nur in einem SharePoint 2013 Workflow zu Verfügung.

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